Die interne Projektkommunikation zwischen den Verbundpartnern erfolgt auf der Basis eines „ScienceLab“, das sich durch eine gemeinsame räumliche und funktionale Arbeitsumgebung auszeichnet. Zur Sicherstellung des Projektfortschritts werden hierzu vierteljährlich Projektwochen abgehalten, bei denen sich die Projektsachbearbeiter für den Zeitraum von 4 Tagen in eine gemeinsame Arbeitsumgebung begeben. Während dieser Zeit soll zum einen ein direkter Austausch zwischen den Beteiligten in Form von Arbeitsbesprechungen stattfinden, zum anderen besteht die Möglichkeit der Nutzung der zur Verfügung gestellten Büroinfrastruktur, so dass auch die direkte Bearbeitung von offenen Fragestellungen erfolgen kann.

Zum Abschluss der viertägigen Zusammenarbeit wird jeweils am fünften Tag ein projektinterner Workshop abgehalten, an dem sämtliche Vertreter und weitere Interessierte der Verbundpartner, bei Bedarf darüber hinaus aber auch weitere externe Fachleute hinzugezogen werden. Die Planungsschritte und erzielten Teilergebnisse der Projektwochen werden in Form einer fortlaufenden Projekthistorie festgehalten.

Durch den Einsatz eines digitalen Terminplanungstools werden Planungsschritte, Projektentscheidungen und Neuausrichtungen der Bearbeitungsschritte auch für Projektexterne transparent und können nachträglich wissenschaftlich evaluiert werden. Der Prozess „learning by doing“ wird wichtige Erkenntnisse für die Erarbeitung von entsprechenden Planungsleitfäden liefern. Alle Projektbearbeiter werden sämtliche Projektdaten (Berichte, Berechnungen, Konzepte) über eine zentrale Projektdatenbank verwalten und organisieren.